1、正文。首先是尊称，如：尊敬的领导、亲爱的同事等，如果是领导或者长辈就说“您好”，如果是一般的同事就说“你好”。礼貌是最重要的，不管是对领导还是对同事。然后就是正文的内容，要分主次，先总体表达要传递的意思，再用“第一/第二/第三/…………”的格式详细描述，别人也会觉得你思路清晰，主次清晰。最后以祝福语结尾，再注明写邮件日期和写邮件的人。
2、顾名思义，谨祝，含有对收信人表示尊敬的意思，可以对平级的同事、平辈的亲戚等，也可对上下级的或长晚辈的亲戚等；而恭祝，则含有表示恭敬的意思，一般只用于下级对上级或晚辈对长辈。
3、标题，简明概括，绝对不能空白，一封邮件尽可能只针对一个主题。
4、群发短消息最起码的礼节也是要有署名，举例：亲们，××××××，张林。
5、正文，要简明扼要，行文通顺，如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，详细内容添加到附件去。要逻辑清晰。在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。尽可能避免拼写错误和错别字。统一字体和大小及颜色。
6、给领导发邮件格式如下：
7、如果是提工作的就说：今后我们一定会携起手来，同心同德，一起努力为公司创造更美好的明天。如果结尾有提祝福：感谢领导的祝福，我们也祝福您在今后的日子里
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